TİM DANIŞMANLIK
danismanlik@tim.com.tr
www.tim.com.tr

     Toplantı, çalışma hayatının olmazsa olmaz bir faktörüdür. Kişilerin kendi aralarında bir veya birkaç konuyu görüşmesi, konuşması, sorunları çözüme ulaştırması için yapılır. Kısaca; bilgi verme ve sorun çözme için toplantıya gerek duyulur.

     Tanımı oldukça güzel olmakla birlikte çalışma hayatında genelde toplantılar; zamanı uzun olan, bazı kişilerin kendi hikayelerini anlattığı, genelde yöneticilerin konuştuğu, bazen çatışmaların olduğu bir durum olarak yer alır. Böylelikle sorunların pek çözüme kavuşamadığı görülür.

     İş, ekonomi, finans konularında birçok yazısı olan John Murphy’nin güzel bir sözü ile devam edelim; bir mesele birden çok toplantıya sebebiyet veriyorsa, toplantılar gittikçe meseleden daha önemli olmaya başlar. Einstein’ın sözü de bu durumu destekler nitelikte ‘Delilik, aynı şeyi tekrar tekrar yapıp farklı sonuçları beklemektir.’

     Eğer bir yönetici olarak etkili bir toplantı yapmak istiyorsanız, yukarıda bahsettiğim sorunların oluşmaması için uygun zemini hazırlamanız gerekir.
    En önemli konu; bu toplantı gerekli midir? Bunu kendinize sormanız gerekir. Çünkü çalışanların zihninde genelde toplantılar gereksiz, sıkıcı olarak görülür.  
     Gerekli olduğuna karar verdiniz. Gündeminizi kısa, sade ve gerekli tutun. Konunun katılımcılara önceden iletilmesi, hazırlıklı ve yaratıcı olmalarını sağlayacaktır.

     Bu konu için toplantıya dahil olacak kişiler kimler olmalıdır? Toplantı süresi ne olmalıdır? Belirli bir süre belirlenmeli ve katılımcılara önceden bildirilmelidir. Çok uzun olmamasına dikkat edilmelidir.30 dakikanın üzeri toplantıların verimli olduğuna inanmayanlardanım.

     En önemli konulardan biri toplantı yeri ne olmalıdır. Günümüz pandemi koşullarında eğer ofis ortamındaysanız muhakkak kişiler belli sayıda ve belirlenen mesafelerde olmalı, ortam havadar ve aydınlık olmalıdır. Ortam ne çok sıcak ne de soğuk olmalıdır. Kasvetli, dağınık ve çok fazla obje olan toplantı yerleri dikkat dağıtmasına sebebiyet verecektir.

     Toplantıya başlandığında ise; herkesin katılımcı olmasının sağlanması gerekir. Konunun dışına çıkılmamasının sağlanması ,zaman yönetimi açısından önemlidir. Katılımcılarla beraber toplantı öncesi ‘ground rule’ yani kısacası oyunun kurallarını beraber belirlemek gerekir. Örnek; telefonlar kısık seste olacak, bir konuşmacı konuşurken bölünmeyecek, farklı bir konuya değinilince not alınıp esas konuya devam edilecek vb. (parking lot tekniği).Katılımcı kitleye göre, toplantının verimini korumak üzere düşünülebilecek birçok şey ground rule olarak belirlenebilir.’

     En önemli konu ise; çatışma yönetimidir. Toplantıda çatışma durumu varsa müdahale edilmesi yerinde olur. Yaratıcı tartışmaları ise desteklemek yerinde olacaktır.

     Toplantı sonunda yukarıdaki John Murphy sözündeki gibi bir durumla karşılaşılması istenmiyorsa, o meselenin çözümü ya da onun ilk adımı atılmış olmalıdır. Üretken, etkin ve verimli olması; bir sonraki  buluşma için katılımcıların istekli olmasını destekleyecektir.