Yöneticilik yapıp da astları arasında çıkan çatışmalara tanık olmamış bir yönetici yoktur diye düşünüyorum. Gerçekten de birlikte çalıştığınız ve size rapor eden mesai arkadaşlarınız arasında çıkan sorunları ve çatışmaları yönetmek oldukça sıkıcı ve sinir bozucu bir iştir.
İyi bir yönetici, çalışanlar arasındaki çatışmanın yalnızca katılımcıların sorunu olmadığını, aynı zamanda kendi sorununu olduğunu bilir. Anlaşmazlık, ekip çalışmasını ve üretkenliği bozmaktan, personeli rahatsız etmeye veya bir taraf seçme konusunda baskıya maruz bırakmaya kadar tüm çalışma ortamını etkiler. Gerilimin sona ermesi herkesin yararınadır.
Ancak her yöneticinin bildiği başka bir şey de işyerindeki çatışmanın hafifletilmesinin, özellikle olumsuz duyguların yoğun olduğu durumlarda, basit bir parmak şıklatmasıyla nadiren gerçekleştiğidir. Çözüm süreci düşünce ve çaba gerektirir.
Bu yazımda, çatışmayı yönetme zorluğuyla karşı karşıya kalan yöneticiler için bazı önemli ipuçları sunmaya çalışacağım.
İletişimi teşvik edin
Çalışanların, iletişim becerilerini kullanarak çatışmaları kendi başlarına çözmeye çalışmaları gerektiğini bildikleri bir şirket kültürü geliştirin. Çatışmalar genellikle yanlış anlamalardan, zayıf iletişimden ve niyetleri varsaymaktan kaynaklanır. Karşıt taraflar konuşmak için masaya oturduklarında bazen algılarının veya yorumlarının gerçeklikten farklı olduğunu keşfederler.
Yüz yüze görüşmek, tarafların sorunun kökenine inmesini ve havayı temizlemesini sağlar. Şikayetler masaya yatırıldığında, katılımcılar diğerlerinin neye kızdığını düşündükleri konusunda farklı olduklarını bile görebilirler! Profesyonellerin, çözümü teşvik eden doğrudan, saygılı iletişim adına pasif-agresif davranışlardan kaçındıklarını vurgulayın.
Arabuluculuk teklif edin
Ekip üyeleri işyerindeki çatışmayı kendi başlarına çözmekte zorluk yaşadıklarında, bir yönetici veya insan kaynakları temsilcisi arabulucu olarak görev yapabilir. Ancak bu üçüncü taraf hâkim gibi davranıp hüküm vermekten ziyade, etkili iletişimi kolaylaştırmayı amaçlamalıdır.
Başka birinin sadece varlığı bile çoğu zaman ilgili tarafların daha iyi hareket etmesini sağlar. Arabulucu herkese kendi tarafını ifade etme şansı verir ve diğerini aktif dinlemeyi teşvik eder. Arabulucu, fikir tartışması yapan bireylerin gözden kaçırdığı ortak noktalara işaret edebilir. En önemlisi, meditasyon yapan kişi kimin doğru ya da yanlış olduğuna odaklanmak yerine insanların nasıl ilerleyeceklerini bulmalarını sağlar.
Şirket politikasını takip edin
Çatışmalar resmi disiplin prosedürlerini gerektirecek kadar ileri gidebilir. Düzenli olarak kavga eden, başkalarıyla uyumlu çalışamayan veya kinini bırakmayı reddeden bir personel, yolunu değiştirmeden önce bir azarlamayla uyandırma çağrısına ihtiyaç duyabilir. Hangi adımların atılacağı ve nasıl belgeleneceği konusunda şirket politikasına bakın. Pek çok kuruluş, sözlü bir uyarıyla başlayıp, iyileştirme başarısızlığının giderek artan sonuçları olan yazılı uyarılara geçerek ilerici bir disiplin uygular.
Zorbalık, taciz, tehdit, şiddet veya diğer uygunsuz davranışları içeren çatışmalardan haberdar olan yöneticiler derhal harekete geçmelidir. Yine şirket politikasını takip edin. Bu gibi durumlarda çatışmayı “kitabına göre” ele almak, olası hukuki sorunlar nedeniyle son derece önemlidir.
Proaktif önlemler alın
İnsanlar pek çok konuda kavga eder. Maalesef, gerilime katkıda bulunabilecek tüm faktörleri kontrol etmek imkansızdır. Bununla birlikte, yöneticiler potansiyel çatışmanın kaynaklarını tanımak ve sorunların ortaya çıkmasını önlemek için ellerinden geleni yaptığında genellikle iyi sonuçlar ortaya çıkar.
Kişilikleri çatışan iki ekip üyeniz mi var? Tartışmaları sınırlamak için mümkün olduğunca onları farklı projelere atayın. Çalışma ortamına sıçrayan sorunlarla ilgili dinlenme odası tartışmalarından bıktınız mı? İnsan kaynaklarından, çalışanlara tesisteki siyasi konuşmalardan kaçınmalarını hatırlatan bir not göndermelerini isteyin.
Görev çatışması olarak bilinen bir tür uyumsuzluk, bir çalışanın sorumluluklarını görme şekli ve bunları nasıl yerine getireceği bir yöneticinin veya iş arkadaşının istediğinden farklı olduğunda ortaya çıkar.
Yöneticiler aşağıdakileri yaparak görev çatışmasını proaktif olarak azaltabilir:
– Görevleri ve beklentileri ayrıntılı olarak açıklayan iyi iş tanımları oluşturmak.
– Meslektaşların birbirlerinin ayağına basmaması veya kimin neden sorumlu olduğu konusunda tartışmaması için projelerdeki rollerin açıklığa kavuşturmak.
– Yönetilebilirlik için iş yüklerini değerlendirmek.
– Karşılıklı bağımlılığın çatışma için bir üreme alanı olduğunun farkına varmak ve buna göre yönetmek
– Çalışanların birden fazla yöneticiden gelen ve birbiriyle çatışan talepler nedeniyle sinirlenmesini veya kafalarının karışmasını önlemek için diğer yöneticilerle koordineli çalışmak.
– İnsanların değişimi kabul etmesini talep etmek yerine, kararların veya politikaların ardındaki mantığı açıklamak.
– Küçük sorunların daha büyük sorunlara dönüşmeden önce dikkatlere sunulabilmesi için kapıyı açık tutmak.
Liderlik tarzınızı uyarlayın
Yöneticilerin işleri yapmanın farklı yolları vardır. Kararlılık, katılık, verilen geri bildirimin miktarı ve türü, yaklaşılabilirlik ve katılım derecesi gibi faktörler açısından farklılık gösterirler. Çalışanların da kendilerine ait çalışma tarzları vardır. Örneğin bazıları sorunları kendi başlarına çözmenin zorluğunu severken diğerleri daha fazla yön ister. Ya da bir çalışanın kendini sakin ve kontrol sahibi hissetmesini sağlayan yavaş ve istikrarlı tempo, baskıyla büyüyen bir meslektaşın canını sıkıyor olabilir.
Stil farklılıkları, bir yöne eğilimli bir yönetici ile tam tersini savunan bir çalışan arasında gerilim kaynağı olabilir. Kendi eğilimlerinizi ve personelinizin eğilimlerini düşünün. Daha iyi uyum sağlamak için davranışınızı nasıl değiştirebilirsiniz? Örneğin bağımsızlık isteyen biriyle uğraşırken mikro yönetim eğiliminizden vazgeçerseniz, çatışmalar daha az sıklıkta ortaya çıkacaktır.
Duygusal zekâ ve çatışma çözme becerilerine öncelik verin
En son ne zaman birini hassas bir durumu düzeltme becerisinden dolayı övdünüz? İnsanlar, yeteneklerinin fark edildiğine dair kanıtlar gördüklerinde bunları edinmeye daha fazla önem vereceklerdir.
Duygusal zekayı geliştirmenin önemi hakkında düzenli olarak konuşun. Ekip üyelerini konuyla ilgili kitaplar okumaya, TED konuşmalarını izlemeye, hatta belki bir seminere katılmaya teşvik edin. İlgili bir konuşmacıyı veya eğitmeni ofise getirmeyi düşünün.
İyi bir rol model olun
Son olarak, ekiplerinin gidişatını yöneticilerin belirlediğini hiçbir zaman unutmayın. Başkalarının nasıl davranmasını istiyorsanız öyle davranın. Varsaymak yerine sorun. Öfkenizin arttığını hissettiğinizde sakinleşmek için ara verin, mesela içinizden beşe kadar sayın. Bağırmaktan, isim takmaktan, kişisel saldırılardan, küfürden, toplum önünde çatışmalardan ve gerilimi artıracak diğer davranışlardan kaçının.
Ve tüm etkileşimlere çatışmacı bir yaklaşım yerine olumlu bir tutumla yaklaşın. Karşınızdaki kişinin iyi niyetli olduğunu varsayarak konuşmaya başlayın. Bu eylem, netliğin, anlayışın ve (gerekirse) barışçıl bir çözüm bulmaya yönelik karşılıklı arzunun temelini oluşturur.
Son söz:
Çatışma her zaman çıkacaktır. İyi bir yönetici çatışmanın çıkmasını önlemekte gösterdiği özen kadar çıkan çatışmaları yönetmekte de mahir olmalıdır.
