Bölümümüzün başına, büyük beklentilerle ve gereğinden fazla abartıyla yönetici olarak geldiğinde, doğrusu karışık duygular içerisindeydim. Bu durumdan hiç hoşnut kalmamıştım, zira uzun seneler sonra ilk defa başımıza şirket dışından birisi geliyordu. Kısacası gelenek bozulmuş, başımıza dışarıdan birisi getirilmiş, sonucunda da konfor alanımız delinmişti.
Diğer taraftan da “Belki de böylesi daha iyidir, dışarıdan gelmesi, başlangıçta hepimize aynı mesafede olması anlamına da gelebilir. Dolayısı ile de kendimizi kanıtlamak için iyi bir fırsattır” diye düşünüyordum.
Genel Müdürümüze göre sektörün en aktif ve öngörülü yöneticilerinden birini aramıza katmıştı; çalışanlara ve şirkete büyük faydası olacaktı.
Cicim ayları bitip de hem onun hem de bizlerin ayakları yere basmaya, yani yavaş yavaş normal düzene dönerken bir şeylerin iyi gitmediğini fark etmeye başladık. Yeni yöneticimiz, muhtemelen kendinden beklentileri boş çıkarmamak için (ya da karakteri nedeniyle) başta kendisi olmak üzere hepimizi aynı zaman birimi içinde çok daha fazla sayıda işle uğraşmaya, aynı anda birçok işi yapmaya yöneltmişti. Bu arada işlerin büyük bir kısmını da kendi yapmaya çalışıyor, bazı şeylerden bizlerin haberi dahi olmuyordu.
Gariptir ama bu kadar gayrete karşılık iş sonuçları aynı derecede gelişmiyordu.
Profesyonel hayatım süresince, işlerin büyük kısmını kendi yapmaya, üstelik de aynı anda yapmaya çalışan, ekibini de bu anlayış ile yönetmeye çalışan yöneticilerle defalarca karşılaştım; çok ender olarak başarılı olanlarına şahit olsam da genelleme yapmam gerekirse, bu türden yöneticilerin çok şey yapmaya çalışırken hiçbir şey yapamadıklarına şahit oldum.
Hikayeyi burada sonlandırıp gerçeklere dönelim.
Yönetici olmak, birçok sorumluluğu ve görevi beraberinde getiren zorlu bir roldür. Takım liderliği, stratejik planlama, karar alma, problem çözme ve operasyonel işlerin yönetimi gibi pek çok farklı alanda aktif olmayı gerektirir. Ancak, bir yöneticinin tüm bu görevleri aynı anda yerine getirmeye çalışması, çoğu zaman istenen sonuçların elde edilememesine yol açabilir. Peki, bir yöneticinin çok şey yapmaya çalışırken hiçbir şey yapamaması ne anlama gelir ve bu durumu nasıl aşabili
İşe önce nedenler ile başlayalım.
1. Delege Etmeme:
Birçok yönetici, tüm işleri kendisi yapma eğilimindedir. Güven eksikliği veya kontrolü kaybetme korkusu nedeniyle delege etmemek, iş yükünü artırır ve verimliliği düşürür.
2. Önceliklendirme Eksikliği:
Her işin acil ve önemli olduğunu düşünmek, yöneticinin hangi görevleri öncelemesi gerektiğini belirlemesini zorlaştırır. Bu durum hem kendisinin hem de ekibinin enerjilerinin ve zamanlarının yanlış yerlere harcanmasına neden olabilir.
3. Zaman Yönetimi Problemleri:
Zamanı etkin bir şekilde yönetememek, işleri yetiştirememe ve sürekli bir koşuşturma içinde olma durumunu beraberinde getirir. Bu da işlerin tamamlanamamasına yol açar.
4. Çoklu Görev (Multitasking):
Aynı anda birçok iş yapmaya ya da yaptırmaya çalışmak, dikkatin dağılmasına ve işlerin yüzeysel bir şekilde yapılmasına neden olur. Bu da yapılan işlerin kalitesini düşürür.
Sebepleri gördük. Şimdi de sonuçlarına bakalım.
1. Verimlilik ve Etkinlik Kaybı:
Bir yöneticinin birçok iş yapmaya yaptırmaya çalışması, genellikle işlerin etkin bir şekilde tamamlanamamasına yol açar. Bu da, hem bireysel hem de takım performansını olumsuz etkiler.
2. Çalışan Motivasyonu ve Güven Kaybı:
Yöneticinin sürekli meşgul ve dağınık olması, çalışanların motivasyonunu düşürebilir ve güvenlerini sarsabilir. Çalışanlar, yöneticilerinden net ve kararlı liderlik bekler.
3. Stratejik Hedeflerden Sapma:
Günlük operasyonel işlere fazla odaklanmak, uzun vadeli stratejik hedeflerin göz ardı edilmesine neden olabilir. Bu da şirketin genel başarısını olumsuz etkiler.
4. Stres ve Tükenmişlik:
Sürekli olarak birçok işi yapmaya çalışmak, yöneticinin stres seviyesini artırır ve tükenmişlik sendromuna yol açabilir. Bu da hem kişisel hem de profesyonel yaşamda ciddi problemlere neden olur.
Son olarak da çözüm önerileri ile konuyu sonlandıralım.
1. Yetki Devri (Delegasyon):
Görevleri delege etmek, yöneticinin iş yükünü hafifletir ve ekibin sorumluluk almasını sağlar. Bu hem işleri hızlandırır hem de çalışanların gelişimini destekler.
2. Önceliklendirme:
Görevleri önem ve aciliyet sırasına göre belirlemek, en kritik işlere odaklanmayı sağlar. Bu sayede, enerjinin doğru yerlere harcanması mümkün olur.
3. Etkin Zaman Yönetimi:
Zaman yönetimi teknikleri kullanmak, yöneticinin işlerini daha planlı ve programlı bir şekilde yapmasını sağlar. Bu, işlerin zamanında ve etkin bir şekilde tamamlanmasına yardımcı olur.
4. Tek Görev Odaklılık (Monotasking):
Aynı anda birden fazla iş yapmaya çalışmak yerine, tek bir işe odaklanmak, verimliliği ve iş kalitesini artırır.
5. Düzenli Dinlenme ve Kendine Zaman Ayırma:
Yoğun iş temposunda düzenli dinlenmek ve kendine zaman ayırmak hem fiziksel hem de zihinsel olarak yenilenmeyi sağlar. Bu da uzun vadede daha verimli olmayı destekler.
Son söz
Bir yöneticinin çok şey yapmaya çalışırken hiçbir şey yapamaması hem bireysel hem de kurumsal başarının önünde büyük bir engeldir. Ancak, doğru stratejiler ve yaklaşımlar benimsenerek bu durumun üstesinden gelinebilir. Yetki devri, önceliklendirme, etkin zaman yönetimi ve tek görev odaklılık gibi yöntemlerle, yöneticiler daha verimli ve etkili olabilir. Bu da hem takımın hem de şirketin genel başarısını artırır.
