Bir senenin daha ortasına geldik. Zaman “Ne planladık ve ne oldu?” sorusuna cevap arama, keza “Ya bundan sonrası ne olacak?” diye de sorma zamanı…
Her anlamda zor geçen 2024 yılı ilk yarısının sonunda yapılacak Yönetim Kurulu toplantılarında etraflıca konuşulacak ve tartışılacak en önemli konu bu olmalıdır diye düşünüyorum.
İşlerimizi planladığımız zaman ve bütçe içinde yapabildik mi?
Aslında bu sorunun cevabı tarihin çok eski dönemlerinde verilmişti ve o cevap o günden bugüne kadar birçokları için hep aynı kaldı.
Hiçbir şey hiçbir zaman planlanan zaman veya bütçe dahilinde inşa edilemez!
“Cheops yasası” olarak da bilinen bu söylem kaynağının ve gerçekliğini Mısır’da firavun Cheops tarafından yaptırılan Büyük Piramit’in inşasında yaşanan zaman ve bütçe tahmini aşımlarından alıyor.
Peki ama bu söylem, geçen bunca zamana rağmen neden hala geçerliliğini koruyor? Neden planladığımız zaman ve bütçe içinde yaşamak pek mümkün olmuyor; gelin sebeplerini ortaya koymaya çalışalım.
Hiçbir şeyin planlanan zaman veya bütçe dahilinde gerçekleştirilememesinin ardında çeşitli nedenler yatmaktadır. Bu nedenler, işlerimizin doğasında var olan belirsizlikler ve insan faktörlerinden kaynaklanabilir. İşte bu durumu açıklayan başlıca faktörler:
1. Belirsizlikler ve Riskler:
- Öngörülemeyen Faktörler: Bir işin başlangıcında tüm faktörlerin öngörülmesi mümkün değildir. Örneğin, ekonomik dalgalanmalar, doğal afetler veya tedarik zinciri sorunları gibi beklenmedik durumlar işimizi etkileyebilir.
- Teknolojik Zorluklar: Yeni teknolojilerin kullanıldığı işlerde, bu teknolojilerin beklenen şekilde çalışmaması veya entegrasyon sorunları yaşanması olasıdır.
2. Yetersiz Planlama:
- Hedeflerin Belirsizliği: Dönemin başlangıcında hedeflerin net bir şekilde tanımlanmaması, planlarımızın zaman ve bütçe açısından sapmasına yol açabilir.
- Eksik Kaynak Planlaması: Kaynakların yanlış tahmin edilmesi veya yetersiz kaynak ayırımı, işimizi planlanan süre ve bütçe dışında çıkabilir.
3. İletişim Sorunları:
- Yetersiz İletişim: Çalışanlar ve paydaşlar arasındaki iletişim eksiklikleri, yanlış anlaşılmalara ve koordinasyon sorunlarına yol açabilir.
- Değişen Beklentiler: Çalışanların veya paydaşların beklentilerinin değişmesi, işimizi etkileyebilir.
4. İnsan Faktörleri:
- Deneyim ve Beceri Eksikliği: Çalışanların deneyimsiz veya yetersiz becerilere sahip olması, işlerin planlandığı şekilde ilerlememesine neden olabilir.
- Motivasyon ve Performans Sorunları: Çalışanların düşük motivasyonu veya performansı, gecikmelere veya bütçenin aşılmasına yol açabilir.
5. Dışsal Faktörler:
- Yasal ve Düzenleyici Değişiklikler: Dönem içinde yürürlüğe giren yeni yasal düzenlemeler veya politikalar, işimizi etkileyebilir.
- Piyasa Koşulları: Piyasadaki ani değişiklikler veya rekabet koşulları, planlarımızı etkileyebilir.
Bu faktörler, işimizin genellikle planlanan zaman ve bütçe dahilinde gerçekleştirilememesinin ana nedenlerinden başlıcalarıdır.
İş yönetim süreçlerimizde bu belirsizlikler ve risklerle başa çıkmak için sürekli izleme, risk yönetimi ve esnek planlama stratejileri kullanılması gerekmektedir. Gelin, şimdi de yukarıda değindiğim konuları aşmak için neler yapabiliriz, ona bakalım.
İşimizi planlanan zaman ve bütçe dahilinde gerçekleştirebilmek için etkili stratejiler ve yöntemler uygulamak gerekmektedir. İşte bu amaçla izlenebilecek adımlar:
1. Detaylı Planlama Yapmak:
- Kapsamın Net Belirlenmesi: İşinizin kapsamını net bir şekilde tanımlayın. Hedefler ve başarı kriterleri açıkça belirlenmelidir.
- Ayrıntılı Zaman Çizelgesi: Dönem içinde yapılacak tüm aktiviteleri ve bu aktiviteler için gereken zamanı belirleyen ayrıntılı bir zaman çizelgesi oluşturun.
2. Risk Yönetimi:
- Risk Analizi: Dönemin başlangıcında potansiyel riskleri belirleyin ve bu risklerin olasılıklarını ve etkilerini değerlendirin.
- Risk Planları: Riskler ortaya çıktığında nasıl yönetileceğini belirleyen risk yanıt planları oluşturun.
3. Gerçekçi Bütçe Hazırlamak:
- Detaylı Maliyet ve Gelir Tahmini: Tüm maliyet ve gelir kalemlerini detaylı bir şekilde hesaplayın ve bütçenizi buna göre oluşturun.
- Yedek Bütçe: Beklenmedik harcamalar için bütçenize bir yedek pay ayırın.
4. Etkin Kaynak Yönetimi:
- Kaynak Planlaması: İşinizi doğru yönetmek için gereken insan, malzeme ve teknoloji kaynaklarını planlayın ve bu kaynakları verimli bir şekilde kullanın.
- Kaynak İzleme: Kaynak kullanımını düzenli olarak izleyin ve gerektiğinde ayarlamalar yapın.
5. Proje İzleme ve Kontrol:
- Düzenli Takip: Gelişmeleri düzenli olarak takip edin ve planlanan zaman ve bütçeden sapmalar olup olmadığını kontrol edin.
- Değişiklik Yönetimi: Dönem içinde ortaya çıkan değişiklikleri etkili bir şekilde yönetin ve bu değişikliklerin hedefleriniz üzerindeki etkilerini değerlendirin.
6. İletişim ve İşbirliği:
- Düzenli İletişim: Çalışanlarınız ve paydaşlarınızla düzenli ve açık iletişim kurun. İletişim planı oluşturarak, doğru bilgilerin doğru kişilere zamanında ulaşmasını sağlayın.
- Ekip Çalışması: Çalışanlarınız arasında işbirliğini teşvik edin ve takım ruhunu güçlendirin.
7. Veri ve Geri Bildirim Kullanımı:
- Performans Ölçümü: İşin gidişatını ölçmek için belirlenen performans göstergelerini kullanın.
- Geri Bildirim: Çalışanlarınızdan ve paydaşlarınızdan düzenli olarak geri bildirim alın ve bu geri bildirimleri proje iyileştirmeleri için kullanın.
8. İş Yönetimi Araçları ve Yazılımları Kullanmak:
- Araç ve Yazılımlar: İşiniz daha kolay yönetmek için ihtiyacınız olan yazılımlardan ve diğer dijital araçlardan faydalanın.
- Otomasyon: Süreçlerin otomasyonunu sağlayarak, verimliliği artırın ve hataları azaltın.
Bu adımlar, işinizi planlanan zaman ve bütçe dahilinde gerçekleştirmenize yardımcı olabilir. Ancak, her projenin kendine özgü dinamikleri olduğunu unutmamak ve esnek olmayı unutmamak önemlidir.
Beklentilerinizi karşılayan güzel bir ikinci yarı diliyorum.
