Hepinizin bildiği gibi, ihracat veya ithalat yapan firmalarımızın dikkat etmesi gereken en önemli husus karşılaşacakları olası risklerdir. Daha önceki yazılarımda belirttiğim gibi, belli başlı riskleri, ülke riski, tahsilat riski, mal riski, lojistik riskler, sigorta riski olarak sayabiliriz.
Bu olası risklerden korunmanın çeşitli yöntemleri olduğu gene benim yazılarımı veya başka uzman kişilerin yazdıklarını okuyan okurlarımız bilirler.
Mesela, doğru ödeme şekli seçmek, doğru teslim şekli seçmek, bunlara göre operasyonu doğru yönetmek gibi temel konular, sizleri meydana gelebilecek risklere karşı korur.
Peki, bu saydığımız konularda kararları kim verecek, işlemleri kim yapacak? İşte burada çalıştırılan elemanın önemi ortaya çıkmaktadır. Maalesef Türkiye’de birçok firma, maliyetler nedeniyle, konusunda uzman, nitelikli eleman çalıştırmak yerine, dış ticaret konularını bilmeyen, tecrübesiz, lisan bilmeyen eleman çalıştırmaktadır.
Genellikle de uzun yıllardır şirkette çalışan, işlemleri otomatik olarak yapan, ancak gelişmeleri yakından takip etmeyen, yeniliklere kapalı, lisan bilmeyen şirket çalışanı tarafından bu tür işlemlerin ezbere yürütüldüğünü görüyoruz.
İlk bakışta işler sorunsuz yürüyormuş gibi gözükse bile, sadece kendi yaptığı işi bilen, çok hızlı gelişen teknolojiyi, iletişimi, lojistiği ve bunlara bağlı mevzuatı takip edemeyen bir eleman, şirket için daha uygun olan başka bir yöntemi kullanmayarak ciddi kayıplara sebep olabileceği gib, yeni bir uygulama karşısında çok ciddi hata yapma potansiyeline de sahiptir.
Gerçek olaylardan birkaç tanesini paylaşmak gerekirse;
- Orijinal konşimentonun bir nüshasını doğrudan doğruya alıcıya gönderen bir eleman yüzünden malı kaptırıp parasını alamayan şirketler olmuştur.
- Özellikle akreditifli ödeme şeklinde istenen belgelerin hazırlanıp zamanında bankaya ibraz edilmesi gerekmektedir. Siz her şeyi doğru yapsanız da malınız çok iyi olsa da elemanınızın belgeleri geç vermesi veya hatalı vermesi rezerv konusu olacaktır ki, bu da paranızı geç almanıza hatta hiç alamamanıza sebep olacaktır. Bu örnek sıkça yaşanmaktadır. Çünkü, akreditif belgelerini hatasız bir şekilde hazırlamak için, öncelikle akreditifi iyi okumak, akreditifi okuyup anlamak için lisan (özellikle İngilizce) bilmek, istenen belgelerin ne olduğunu, nasıl hazırlanacağını iyi bilmeyi gerektirmektedir. Eğer siz bu tür donanıma sahip eleman yerine, daha ucuz olsun diye, yeterli bilgiye sahip olmayan eleman çalıştırırsanız biliniz ki her an başınıza bir felaket gelebilir.
- Akreditifli ödeme şekli hem ihracatçı hem de ithalatçı firmalar için güvenilir bir ödeme şeklidir. Ancak, akreditif açılmadan önce, dikkat edilmesi ve çok iyi düşünülmesi gereken teknik detaylar vardır. Başlangıçta, her türlü detay düşünülüp ona göre akreditif açılmazsa, daha sonra hem ithalatçı hem de ihracatçı açısından ciddi sıkıntılar doğabilir. Akreditifte, sonradan değişiklikler yapılması gerekebilir ki, bu da ek maliyet ve zaman kaybına sebep olacaktır, hatta daha vahimi, ihracatçı firmalar için mal bedelini alamama, ithalatçı firmalar içinse malı alamama riskini doğuracaktır. İşte burada, lisan bilen ve özellikle akreditif konusunda uzman elemanın önemi ortaya çıkmaktadır.
Tecrübesi olmayan, konulara vakıf olmayan eleman tarafından bu işler yürütülüyorsa, ihracatçı rezerv nedeniyle parasını geç alabilir veya hiç alamayabilir. İthalatçı firmalarda aynı şekilde, işlemin yanlış yapılması nedeniyle bedelini ödedikleri malı geç alabilir veya hiç alamaz.
- Bir başka örnek ise, Vesaik Mukabili ödeme şekline göre yapılacak ithalatta, uzak ülkeden gemiyle ve yaklaşık bir ay sonra gelecek olan mal ile ilgili gönderilen belgeleri, geminin gelmesini beklemeden, ödemeyi yapıp hemen alan eleman da bu işi bilmiyor demektir. Bir ay sonra gelecek olan malın bedelini bugün ödemek suç değildir ama, çok kötü bir finansman yönetimidir.
- İhracatta, firmalarımıza çeşitli devlet yardımları ve teşvikler verilmektedir. Bu destekler, vergi, resim, harç ve fonlardan istisna olmak, maddi destek almak ve çeşitli kolaylıklardan, imtiyazlardan faydalanmak olarak sayılabilir. İşte burada da elemanın önemi ortaya çıkmaktadır. Mevzuatı bilmeyen bir eleman, firmanız için çok büyük anlam ifade eden bu tür desteklerden faydalanmayı düşünmeyip, aynı işlemleri daha yüksek maliyetlerle yapmanıza sebep olabilecektir.
Değerli okurlar, bu örnekleri çoğaltmak mümkündür. Yukarıda gerçek olaylardan derlediğim örneklerden anlaşılacağı gibi, bir eleman size çok önemli katkı da bulunabileceği gibi, para veya mal kaybetmenize ve çok büyük sıkıntılara düşmenize de sebep olabilir.
Bu yüzden, eleman alırken, çalıştırırken, lütfen ucuz olsun fazla maliyet yaratmasın düşüncesi ile hareket etmeyiniz. Bir elemandan elde edeceğiniz tasarrufun kat ve kat fazlasını, sadece bir işlemde, elemanınızın yaptığı hata nedeni ile ödemek zorunda kalabilirsiniz.
