Ortam her anlamda oldukça karmaşık ve belirsizlikler son derece endişe vericiydi. Ve bu durum, doğal olarak, iş yaptığımız sektöre de yansımıştı. Satışlar süratle azalmaya, sorunlar ise artmaya başlamıştı. Bir de buna üretim kalitesinde yaşadığımız beklenmedik sorunlar da eklenince, yönetim kadrosu ciddi bir stres altına girmişti.
Yöneticilerimiz, sorunlarla bilgi ve tecrübelerini kullanarak başa çıkmaya çalışıyorlardı ama tüm iyi niyetli gayretlerine rağmen işler kötüye gidiyordu. Kısacası, şirketin “Hele bir sorun olsun, biz onu bir şekilde çözeriz” şeklinde yıllardır kemikleşmiş yaklaşımı iflas etmişti.
Hikâyenin detayına girmeyeceğim. Bilmeniz gereken, şirketin önündeki dönemi hiç iyi yaşamadığı ve epeyce küçülmek zorunda kaldığıydı…
Proaktif yönetim nedir?
Proaktif yönetim, yöneticilerin ve liderlerin olaylara önceden hazırlıklı olması, riskleri önceden tahmin etmesi ve sorunlar ortaya çıkmadan çözümler geliştirmesi yaklaşımıdır. Bu yönetim tarzı, reaktif (sadece sorunlar ortaya çıktığında harekete geçen) yaklaşımdan farklıdır.
Proaktif yönetimin özellikleri
Proaktif yönetim içinde birtakım özellikler barındırır. Gelin şimdi de onlara bakalım.
- Öngörülü olma
Gelecekte oluşabilecek fırsatları ve tehditleri önceden tahmin eder. - Planlı hareket etme
Stratejik planlar yaparak uzun vadeli hedeflere odaklanır. - Risk yönetimi
Krizler çıkmadan önce önleyici tedbirler alır. - Çalışan katılımı
Takımıyla açık iletişim kurar ve çalışanların fikirlerini dikkate alır. - İnovasyon ve gelişim
Sürekli iyileştirme ve yenilikçiliği teşvik eder. - Esneklik ve adaptasyon
Değişimlere hızla uyum sağlar ve yeni fırsatlar yaratır.
Bu özelliklere baktığımızda geçmişte neden başarısız olduğumuzu ve şirketimizin karşılaştığı sorunların üstesinden gelemediğini daha net anlayabiliriz.
Proaktif yönetimin faydaları
Tecrübelerim, proaktif yönetim tarzının birçok faydalarının olduğunu söylüyor. Neler mi? Aklıma gelenleri sırlayayım.
- Sorunlar büyümeden çözülür.
Reaktif yaklaşımlarda sorunun oluşmasından sonra harekete geçildiğinden, genellikle geç kalınır ve tedbirler alınmaya başlandığında sorunlar zaten büyümüştür. Proaktif yönetim yaklaşımında ise, örnek vermek gerekirse, fırtına bulutları toplanmaya başlarken tedbirler alınır ve fırtınadan en az hasarla çıkılır. - Çalışanlar kendilerini güvende ve değerli hisseder.
Doğal olarak, sorunlar çalışanları her zaman ürkütür. Zira, hepsi de bilirler ki sonunda fatura kendilerine çıkartılır. Proaktif yönetimlerde sorunlar önceden öngörülüp çözüm yoluna gidildiğinden çalışanlar kendilerine yönelik bir tehdidin varlığı hissine kapılmazlar. - Şirketin itibarı korunur ve krizler minimize edilir.
İyi ile kötü şirketi birbirinden ayıran en önemli göstergelerden biri de sorunlar yaşanmaya başladığında (kriz anında) gösterdikleri tepkiler ve ürettikleri çözümlerdir.
Proaktif yönetimlerde krizler genellikle büyümeden ve tarafları olumsuz etkiden yönetildiğinden, bunun piyasada yarattığı olumlu algı şirketin itibarını arttırır. - Daha sağlıklı bir iş ortamı ve güçlü bir ekip oluşur.
Her zaman bir planı olan ve ne yapacağını önceden düşünen bir ekip yaratmak için vizyoner, kaliteli, yetenekli ve çalışkan insanlara ihtiyaç vardır. Bunun yönetimsel karşılığı “Güçlü ekip” tir. Bu niteliklere sahip insanlarla da çok da sağlıklı bir iş ortamı yaratabiliriz. Gerçekten de çalışanlarınızın kendilerini değerli hissetmelerini sağlamak istiyorsanız, proaktif yönetim sizin için çok etkili bir yaklaşım olabilir!
Proaktif yönetimin çalışanlar üzerindeki olası sorunları ve çözümleri
Yukarıda proaktif yönetimin faydalarını anlatmaya çalıştım. Ama bu demek değildir ki proaktif yönetim tarzının uygulandığı her şirkette dünya çok güzeldir. Tecrübelerim bana içinde insan unsurunun olduğu her yerde sorun olduğunu söylüyor. Gelin şimdide bunlara bakalım.
- Aşırı kontrol hissi yaratabilir
Sorun: Sürekli öngörü yapmak ve önlem almak isteyen bir yönetici, çalışanlara fazlasıyla detaycı veya baskıcı gelebilir.
Çözüm: Çalışanlara güven vermek, onların da inisiyatif almasına izin vermek gerekir. - Değişime direnç gösteren çalışanlar olabilir
Sorun: Bazı çalışanlar alıştıkları düzenin bozulmasından rahatsız olabilir.
Çözüm: Değişimin neden önemli olduğu anlatılmalı ve onları sürece dahil eden bir yaklaşım benimsenmelidir. - Sürekli hazırlıklı olmak, çalışanları yorabilir
Sorun: Proaktif yönetim, sürekli geleceği planlamayı gerektirir. Bu durum bazı çalışanlar için ekstra yük olabilir.
Çözüm: Dengeli bir iş yükü sağlanmalı, çalışanlara geri bildirim verilmeli ve gerektiğinde destek sunulmalıdır. - Risk yönetimine aşırı odaklanmak, fırsatları kaçırmaya neden olabilir
Sorun: Yöneticinin her ihtimale karşı fazla tedbir alması, bazı cesur adımların atılmasını engelleyebilir.
Çözüm: Dengeyi sağlamak için hem riskleri hem de fırsatları değerlendiren esnek bir yaklaşım benimsenmelidir.
Sonuç
Proaktif yönetim, doğru uygulandığında çalışanlar için olumlu bir iş ortamı yaratır. Ancak, yönetici katı, baskıcı veya aşırı kontrolcü bir tutum sergilerse, çalışanlar arasında rahatsızlık ve motivasyon kaybı oluşabilir. Dengeli bir yaklaşım ile önleyici tedbirleri alırken çalışanları destekleyen ve güçlendiren bir sistem kurmak en sağlıklı çözümdür.
